Panduan Pengguna Portal Portal User Guide
Pelajari cara menggunakan Rusydani Desk — mulai dari mengajukan tiket, memantau status, hingga memanfaatkan seluruh fitur yang tersedia untuk Anda.
Learn how to use Rusydani Desk — from submitting tickets and tracking status to making the most of every feature available to you.
🎯 Mengapa Sistem Ini Ada?Why Does This System Exist?
Sebelum sistem ini, permintaan ke departemen IT, HR, atau layanan lain dilakukan secara tidak terstruktur — melalui WhatsApp pribadi, email, atau bahkan lisan. Akibatnya, permintaan sering terlewat, tidak terpantau, dan tidak ada catatan penanganan.
Before this system, requests to IT, HR, or other departments were unstructured — made via personal WhatsApp, email, or even verbally. As a result, requests were often missed, untracked, and had no handling records.
Dengan sistem ini, setiap permintaan Anda tercatat, terlacak, dan ditangani secara terukur. Anda bisa memantau status tiket kapan saja.
With this system, every request is recorded, tracked, and handled measurably. You can monitor ticket status at any time.
🚀 MemulaiGetting Started
🔑 Login
Akses portal menggunakan akun yang telah disiapkan oleh tim support.
Access the portal using the account prepared by the support team.
👤 Request Akun BaruRequest a New Account
Jika Anda belum memiliki akun, hubungi tim support untuk meminta pembuatan akun.
If you don't have an account, contact the support team to request account creation.
🔓 Lupa PasswordForgot Password
Gunakan fitur reset password yang tersedia di halaman login.
Use the password reset feature available on the login page.
🏠 Portal LayananService Portal
Setelah login, Anda akan melihat Portal Layanan — halaman utama yang menampilkan semua kategori layanan yang tersedia beserta daftar tiket Anda.
After logging in, you will see the Service Portal — the main page displaying all available service categories and your ticket list.
| ElemenElement | KeteranganDescription |
|---|---|
| SapaanGreeting | Menyapa Anda berdasarkan nama atau username akun.Greets you by name or account username. |
| Kartu KategoriCategory Cards | Setiap layanan dikelompokkan dalam kategori dengan ikon dan deskripsi. Klik untuk mengajukan tiket.Each service is grouped with an icon and description. Click to submit a ticket. |
| Sub-KategoriSub-categories | Beberapa kategori memiliki sub-layanan. Klik kategori induk untuk memilih sub-layanan yang spesifik.Some categories have sub-services. Click the parent to choose a specific sub-service. |
| Tiket SayaMy Tickets | Daftar tiket yang pernah Anda ajukan beserta statusnya saat ini.A list of tickets you have submitted along with their current status. |
📩 Mengajukan TiketSubmitting a Ticket
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengajukan tiket layanan baru.
Follow these steps to submit a new service ticket.
IT-00042)Click Submit — the success page shows your ticket number (e.g., IT-00042)📷 Mengajukan via QR CodeSubmitting via QR Code
QR Code tersedia di portal atau pada material cetak yang dipasang di area tertentu.
QR Codes are available on the portal or on printed materials posted in specific areas.
✅ Setelah Mengajukan TiketAfter Submitting a Ticket
Setelah tiket berhasil dibuat, staf akan merespons melalui saluran yang Anda gunakan — WhatsApp, Email, atau Web. Anda juga dapat memantau status tiket langsung dari dashboard portal.
After a ticket is created, staff will respond through the channel you used — WhatsApp, Email, or Web. You can also track your ticket status directly from the portal dashboard.
📝 Form DinamisDynamic Form
Beberapa kategori layanan dilengkapi dengan Form Dinamis — formulir khusus dengan pertanyaan tambahan yang relevan (misalnya: survei, pendaftaran, atau form keluhan terstruktur).
Some service categories come with a Dynamic Form — a custom form with additional relevant questions (e.g. surveys, registrations, or structured complaint forms).
🔄 Status TiketTicket Status
Setiap tiket memiliki status yang menunjukkan tahap penanganannya. Pahami setiap status agar Anda tahu apa yang perlu dilakukan.
Every ticket has a status indicating its current handling stage. Understanding each status helps you know what action is required.
| Status | ArtinyaMeaning | Yang Harus Anda LakukanWhat You Should Do |
|---|---|---|
| Open | Tiket baru masuk, menunggu staf memulai.New ticket received, awaiting staff to begin. | Tunggu — staf akan segera merespons.Wait — staff will respond shortly. |
| Investigating | Staf sedang menyelidiki dan mengerjakan permintaan Anda.Staff is actively investigating and working on your request. | Tidak perlu tindakan — staf sedang mengerjakan.No action needed — staff is already on it. |
| Pending Info | Staf membutuhkan informasi tambahan dari Anda.Staff needs additional information from you. | ⚠ Periksa WhatsApp/Email Anda segera dan balas pesan staf.⚠ Check your WhatsApp/Email immediately and reply to staff. |
| Resolved | Staf telah menerapkan solusi.Staff has applied a solution. | Konfirmasi bahwa masalah sudah terselesaikan. Jika belum, hubungi staf lagi.Confirm the issue is resolved. If not, contact staff again. |
| Closed | Tiket selesai dan diarsipkan.Ticket complete and archived. | Tidak perlu tindakan. Jika masalah berulang, ajukan tiket baru.No action needed. If the issue recurs, submit a new ticket. |
📚 Knowledge Base
Knowledge Base adalah repositori artikel panduan dan solusi masalah umum yang dikurasi oleh tim support. Gunakan KB untuk mencari jawaban secara mandiri sebelum mengajukan tiket.
The Knowledge Base is a repository of how-to guides and common solutions curated by the support team. Use the KB to find answers independently before submitting a ticket.
❓ FAQ & Kondisi KhususFAQ & Special Conditions
Hubungi staf support dan berikan alamat email yang Anda gunakan saat mendaftar. Staf dapat melacak tiket Anda menggunakan informasi tersebut. Anda juga bisa melihat daftar tiket di dashboard portal jika sudah login.
Contact the support desk and provide the email address used when registering. Staff can trace your ticket using that information. You can also view your ticket list on the portal dashboard if logged in.
Ya, Anda bisa melampirkan lebih dari satu file. Tambahkan satu per satu menggunakan tombol lampiran di formulir tiket. Pastikan ukuran setiap file tidak melebihi batas sistem.
Yes, you can attach more than one file. Add them one at a time using the attachment button in the ticket form. Make sure each file does not exceed the system size limit.
Status ini berarti staf membutuhkan informasi tambahan sebelum bisa melanjutkan. Periksa WhatsApp atau Email Anda — staf sudah mengirimkan pesan. Segera balas agar tiket dapat dilanjutkan.
This means staff needs additional information from you before continuing. Check your WhatsApp or Email — staff has sent you a message. Reply promptly so the ticket can proceed.
Tiket dapat diteruskan (forward) atau dieskalasi ke staf atau tim lain sesuai kebutuhan. Ini adalah proses normal — seluruh riwayat tiket tetap tersimpan sehingga staf manapun yang mengambil alih akan memiliki konteks lengkap.
Tickets can be forwarded or escalated to other staff or teams as needed. This is normal — the full ticket history is preserved so any staff who takes over has full context.
Sistem hanya memproses pesan WhatsApp dalam konteks tiket yang aktif. Nomor WhatsApp Anda digunakan untuk identifikasi dan notifikasi. Data hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang menangani tiket Anda.
The system only processes WhatsApp messages in the context of an active ticket. Your number is used for identification and notifications. Data is only accessible by staff authorised to handle your ticket.